System AdministratorКонтакты

Author: System Administrator Displayed: 9407
Created: 25/10/2012 Updated: 06/08/2020
Version: 24
MoreLess

Как управлять контактами

Видеоурок
Особенности контактов
Создание контакта
Работа с контактами
Экспорт контактов
Видимость контактов
Синхронизация контактов через CardDav
Тупиковые ситуации

 

Особенности контактов

Контакты являются неотъемлемой частью управления клиентами. Это поможет вам найти необходимую информацию о человеке, компании, учетной записи или любом другом типе контактов, которые у вас могут быть. Это база данных контактов, которая объединяет все плагины управления клиентами, такие как CRM, выставление счетов и служба поддержки. Модуль контактов позволяет:

  • создавать контакты
  • редактировать их
  • экспортировать их в vCard или QR-код
  • фильтровать контакты по различным параметрам
  • добавлять заметки и документы к ним (а также создавать другие поля)
  • разбить их на группы - личные или публичные
  • назначить их выбранному проекту
  • удалять их из контактов проекта
  • делиться проектом или общими контактами
  • посылать по электронной почте
  • соединять их
  • удалять их

 

Создание контакта

Вы можете создать новый контакт двумя способами:

  1. В меню Дополнительно:

Image20200807011721_1.png

  1. На боковой панели обзора контактов

Image20200807011721_2.png

После нажатия кнопки Новый контакт откроется форма. Это может выглядеть так:

Image20200807011721_3.png

На первом этапе вы должны выбрать тип контакта. По умолчанию существует три типа контактов:

  • Учетная запись - этот тип контакта отображает учетную запись, которая есть у пользователя в Easy Redmine или на сайте вашей компании, например в интернет-магазине и т. д.
  • Компания - этот контакт отображает контакт компании в смысле официальных полномочий компании
  • Личный - этот тип контакта показывает личный контакт в смысле личных данных, таких как личный номер и личная электронная почта

Основные поля включают в себя:

  • Имя и фамилия при создании личного контакта. Другими словами, если тип контакта включил как Имя, так и Фамилия.
  • Имя при создании учетной записи или контакт компании. Если для типа контакта включено только Имя, оно называется «Имя»
  • ВАЖНО! Не отключайте оба родных поля для типа контакта. Вы не сможете назвать контакт.

Пользовательские поля включают в себя:

  • Организация
  • Электронная почта
  • Телефон
  • Улица (это позволит показать контакт в Google Maps)
  • Город
  • Почтовый индекс
  • Страна
  • Регистрационный номер (идентификационный номер)
  • Регистрационный номер НДС
  • Плательщик НДС в странах
  • Добавление другого атрибута (ваши настраиваемые поля, такие как состояние, SWIFT, IBAN, BIC, символ переменной и т. д. - они могут быть необязательными или обязательными)
  • Рекомендации (справочные лица)
  • Группы (группы, в которые вы хотите добавить этот контакт)
  • Флажок ‘Глобальный контакт” (проверка сделает контакт видимым для всех пользователей)
  • Флажок “Личный контакт” (проверка сделает только контакт видимым для вас. Даже администратор не может искать контакт. Вы можете проверить эту опцию, только если вы создали этот контакт)
  • Флажок “Добавить в мои контакты” (проверка добавит контакт в избранное)
  • Комментарий (пустое текстовое поле, где вы можете написать свои заметки о контакте)
  • Вложения (файлы или документы, которые вы можете прикрепить к контакту)
  • Если контакт является плательщиком НДС в одной или нескольких странах, вы можете зарегистрировать его, нажав кнопку сверху «Добавить регистрацию»

Заполнив форму, нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать контакт.

Пользовательские поля настраиваются в меню Администрирование >> Пользовательские поля >> Контакты. Вы можете переименовывать, включать / отключать, добавлять языковые мутации. Если в вашем приложении вы видите эти поля на другом языке, чем вы ожидаете, вам нужно изменить имя поля.

 

Работа с контактами

Теперь, когда вы находитесь в списке контактов, вы можете видеть все контакты в одном месте. Вы можете отфильтровать их по типу на вкладках выше, как показано на рисунке ниже.

Image20200807011721_4.png

В правом меню вы можете увидеть несколько кнопок:

Image20200807011721_5.png

  • Избранные контакты - показывает все ваши любимые контакты
  • Группа контактов - показывает группы контактов; после этого вы также сможете создать новую группу контактов
  • Импорт контактов - позволяет импортировать контакты из файла CSV, поэтому вам не нужно заполнять их один за другим
  • Показать все - показывает все контакты
  • Типы контактов - здесь вы можете создавать новые типы контактов или изменять / удалять существующие
  • Настройки сопоставления VCard - для правильной работы импорта из vCard и QR-кода необходимо сопоставить поля из контактов ER с полями vCard.

Теперь, когда вы открываете конкретный контакт, это может выглядеть так. Как вы можете видеть на картинке ниже, контакт уже связан с CRM, проектом и счетом. Чтобы удалить любое из соединений, просто нажмите на значок корзины в правом верхнем углу конкретного объекта. В верхнем левом углу экрана есть две маленькие иконки: глобус, который сообщает вам, что контакт является глобальным, и карандаш, который вы можете использовать для изменения аватара контакта. Кроме того, есть кнопка «Добавить комментарий», чтобы быстро добавить свои комментарии, связанные с контактом. В правом верхнем углу экрана вы можете найти дополнительную информацию об атрибутах контактов.

Image20200807011721_6.png

Кроме того, вы можете связать контакт с задачей. Для этого просто откройте любую задачу и перетащите нужный контакт из окна «Контакты» (на правой панели) в задачу, как показано на видео ниже. Аналогичным образом вы можете связать контакт с CRM, проектом или счетом.

Когда у вас открыт определенный контакт, вы можете найти некоторые опции в правой строке меню после раскрытия меню Дополнительно:

Image20200807011721_7.png

  • Показать контакт в Google карте - отображает контактный адрес в Google Maps (адрес должен быть заполнен)
  • Отправить контакт по электронной почте - отправляет электронное письмо выбранному получателю с контактом в виде вложения (vCard)
  • Добавить в проект - показывает список проектов, поэтому вы можете выбрать один или несколько, чтобы добавить контакт в
  • Связать контакты - выберите один или несколько контактов, с которыми вы хотите связать конкретный контакт
  • Добавить в группу - выберите одну или несколько групп, в которые вы хотите добавить данный конкретный контакт
  • Удалить - навсегда удалить контакт

 

Экспорт контактов

Когда у вас открыт определенный контакт, вы можете найти меню Экспорт в правом нижнем углу. По умолчанию контакты можно экспортировать в vCard (файл VCF) или QR-код. QR-код - это простой способ добавить контакт на любое устройство с помощью устройства для чтения QR-кодов, например, мобильные устройства (смартфоны, планшеты и т. д.).

Image20200807011721_8.png

 

Видимость контактов

Видимость контактов для пользователя зависит от двух разных разрешений:

  1. Перейдите в раздел Роли и разрешения », выберите роль пользователя» Видимость контактов.
  2. Перейдите в раздел Типы пользователей »выберите тип пользователя» Параметры видимости » Видимые контакты.

 

Синхронизация контактов через CardDav

Эта расширенная функция позволяет быстро синхронизировать контакты из Easy Redmine без лишних усилий. Можно настроить периодическую синхронизацию, чтобы все ваши новые контакты в Easy Redmine автоматически добавлялись на ваше мобильное устройство. Для устройств Android вы можете использовать различные приложения CardDav и использовать конфигурацию, как описано в iOS.

 

Тупиковые ситуации

  • Контакты по связанным объектам (например, задаче, кейсу CRM, проекту или счету) могут отображаться в двух разных представлениях - в виде плиток или списка. Само представление не может быть сохранено/запомнено и зависит от количества контактов (представление плиток используется для меньшего количества контактов, чем представление списка).
  • Связанные с контактами оповещения (независимо от того, являются ли они личными или служебными) никогда не включают личную информацию, такую как имя или адрес электронной почты, непосредственно в содержание сообщения оповещения. Это связано с превентивными причинами, так что никакие посторонние лица не могут получить доступ к таким контактным данным. Однако контактная информация видна при входе в систему на основе предоставленной URL-ссылки и разрешений пользователя.
Contacts sync via CardDav, Модуль CRM
Add picture from clipboard