System AdministratorУправление посещаемостью

Author: System Administrator Displayed: 14201
Created: 25/10/2012 Updated: 02/08/2020
Version: 39
MoreLess

Как использовать Управление посещаемостью

Видеоурок#2#3#4
Что такое посещаемость
Типы просмотра
Настройки посещаемости
Роли и разрешения
Одобрение посещаемости сотрудников
Как настроить календарь посещаемости на главной странице
Синхронизирование посещаемости с другими системами
Как установить лимиты посещаемости для отдельных пользователей
Тупиковые ситуации

 

Что такое посещаемость

Этот плагин Easy Redmine поможет вам профессионально контролировать посещаемость. Контролируйте отпуск, домашний офис, выходные, больничные или просто время в офисе в вашей Redmine.

  • Пользователи планируют свой отпуск, пользователи регистрируют время работы - легко с помощью одной кнопки - старт / стоп. Пользователи регистрируют больничные или домашние офисы.

Image20200802225337_1.png

Все это можно легко сделать через модуль с их личной страницы.

  • Системные администраторы уведомляются о запланированных отпусках, домашних офисах или больничных днях по электронной почте.
  • При входе в конкретный день пользователь просто выбирает период времени и активность.

Image20200802225337_2.png

  • Администраторы, менеджеры имеют отличную статистику об отпусках и больничных днях, а также о рабочем времени.
  • Или он доступен для них в виде списка с возможностью экспорта.

 

Типы просмотра

Когда вы переходите к разделу Дополнительно: Посещаемость, вы можете переключаться между 4 основными типами просмотра записей посещаемости следующим образом:

Image20200802225337_3.png

  • Календарь - записи посещаемости отображаются за дни, недели или месяцы в виде календаря

Image20200802225337_4.png

  • Список - записи о посещаемости отображаются в виде списка, который можно фильтровать, а столбцы можно добавлять / удалять в соответствии с вашими потребностями.

Image20200802225337_5.png

  • Отчет - записи посещаемости отображаются для выбранного пользователя и временного интервала в представлении отчета.

Image20200802225337_6.png

  • Подробный отчет - записи посещаемости отображаются в подробной таблице, охватывающей всех пользователей и их значения почасовой посещаемости за дни, недели, месяцы, кварталы или годы, которые вы можете легко переключать между собой

Image20200802225337_7.png

 

Настройки посещаемости

В разделе Дополнительно »Параметры посещаемости вы можете настроить все календари рабочего времени, категории посещаемости и настройки посещаемости.

I. Все календари рабочего времени

Рабочий календарь также можно редактировать прямо в разделе Администрирование.

Image20200802225337_8.png

Вы можете выбрать один из существующих календарей или добавить новый собственный справа. Вы можете назвать календарь, задать время начала и окончания работы, установить рабочие часы в день, рабочие дни недели, будь то календарь по умолчанию, и при необходимости вы можете импортировать праздники через файл ICS. Обратите внимание, что начальное / конечное время работы по умолчанию, а также рабочие часы в день напрямую влияют на то, какие данные будут автоматически заполняться автоматически в окне для подписи получения / отправления, что может немного облегчить вашу работу. Конечно, все данные могут быть отредактированы вручную для каждой записи посещаемости отдельно.

Image20200802225338_9.png

При регистрации отпуска, болезни или другой неработающей записи о посещаемости вы можете вставить время от времени вручную (если это разрешено в настройках категории) или автоматически, выбрав один из следующих вариантов: весь день (= от начала до конца вашего рабочее время согласно вашему календарю), утром (= первая половина вашего рабочего времени согласно вашему календарю) или днем (= последняя половина вашего рабочего времени согласно вашему календарю).

Image20200802225338_10.png

После того, как ваш календарь создан, вы можете редактировать его еще больше, добавлять рабочие исключения и редактировать рабочее время всего за несколько дней.

Image20200802225338_11.png

II. Категории посещаемости

В настройках посещаемости также можно создавать, редактировать или удалять категории посещаемости. Чтобы создать новую категорию, просто нажмите кнопку «Новое значение» справа. Чтобы отредактировать категорию, нажмите на ее название. Чтобы удалить его, просто используйте кнопку «Удалить» со значком корзины справа от каждого элемента. Чтобы изменить порядок категорий по мере их появления в списке, используйте кнопку «Изменить порядок» слева от каждого элемента.

Image20200802225338_12.png

При создании новой категории, например, «Отпуск», необходимо настроить некоторые параметры, например:

  • Имя - Введите название для этой категории
  • Выбрать цветовую схему - Выберите цветовую схему для этой категории, как она отображается в календаре
  • Уведомление по почте - На какой адрес электронной почты будет приходить уведомление, когда время заносится в эту категорию
  • На рабочем месте? - Выберите, будет ли эта категория означать рабочее или нерабочее время.
  • Настроить часы как - Выберите между автоматическим / ручным диапазоном временного интервала
  • Значение по умолчанию - Эта категория будет предварительно выбрана по умолчанию при регистрации посещаемости
  • Требуется одобрение - Требуется ли для учета посещаемости в этой категории одобрение вышестоящего работника?
  • Без времени регистрации - На этот раз нет регистрации ни в одном проекте
  • Также зарегистрируйте время для проекта - Выберите проект, на котором также будет отображаться зарегистрированное время. Обратите внимание, что вы должны быть участником такого проекта, чтобы увидеть соответствующие записи о посещаемости. Этот параметр чувствителен к настройкам проекта. Убедитесь, что вы никогда не отключаете активность в данном проекте - вы не сможете подтвердить посещаемость в этом случае.

Image20200802225548_1.png

Кстати, когда отмечен флажок «Требуется одобрение», любой добавленный отпуск работником будет подлежать утверждению. Это изменение не влияет на уже существующие записи отпуска. Чтобы утвердить или отклонить запрос на отпуск, перейдите в раздел Дополнительно» »Посещаемость перечислите и отфильтруйте то, что вы хотите одобрить или отклонить. В этом случае пользователь заполняет он хочет отпуск в определенный день. Нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите Отклонить или Утвердить. Работник может видеть, был ли его отпуск одобрен или отклонен, или когда он ожидает одобрения.

Image20200802225548_2.png

III. Как настроить IP офиса для разделения времени офиса и домашнего офиса

Если ваши пользователи также могут работать из дома, вы можете легко отслеживать, где они работают, установив IP-адрес офиса. Когда пользователь входит в систему утром, система автоматически регистрирует его посещаемость с посещаемостью по умолчанию, обычно это Office.

Image20200802225548_3.png

Таким образом, вы можете установить IP-адрес вашего офиса, поэтому, если пользователь входит в систему из другого места, посещаемость зарегистрирует его как «Домашний офис».

Image20200802225548_4.png

Диапазон IP офиса

Здесь вы вводите IP-адрес своего офиса (вы можете узнать, какой IP-адрес вы получили на этой странице https://www.whatismyip.com/ или просто написав поиск в Google «Какой у меня IP», Google вам подскажет.

Image20200802225548_5.png

Активность в диапазоне

Здесь вы выбираете, какое действие будет назначено пользователю, который входит в офис.

Деятельность вне диапазона

Здесь вы будете выбирать, какое действие будет назначено при входе пользователя, например, дома.

Приблизительное время

Вы можете разрешить округление зарегистрированного времени посещаемости. Например, если вы поместите туда число 15, это означает, что если пользователь войдет в систему в 9:05, система войдет в него, как если бы он вошел в 9:15. То же самое происходит с отъездом.

 

Роли и разрешения

Разрешения для участия можно настроить в разделе Дополнительно »Администрирование» Роли и разрешения (смотрите ниже).

Image20200802225548_6.png

 

Одобрение посещаемости сотрудников

  1. Активируйте плагин Организационные структуры (Дополнительно -> Администрирование -> Плагины -> Прочее -> Easy - организационная структура).
  2. Создайте структуру пользователей

Image20200802225549_7.png

  1. Измените роли и разрешения для пользователей, которые могут одобрять посещаемость сотрудников

Image20200802225549_8.png

  1. Подготовьте фильтры для быстрого просмотра записей о посещаемости, ожидающих подтверждения

Связь с другими плагинами

  1. Организационные структуры - создание структуры пользователей для подтверждения их посещаемости
  2. Организация встреч - видимость действий пользователя вне офиса при планировании встречи

 

Как настроить календарь посещаемости на главной странице

По умолчанию календарь посещаемости доступен в разделе Дополнительно: Календарь. Чтобы добавить календарь посещаемости на свою персональную домашнюю страницу, перейдите на страницу вниз и нажмите следующую кнопку. Затем выберите поле, в которое вы хотите добавить модуль посещаемости, и выберите Посещаемость из списка доступных модулей, как показано ниже.

Image20200802225549_9.png

На следующем шаге настройте модуль посещаемости. Вы можете изменить основные атрибуты, фильтры, параметры списка, параметры диаграммы, параметры календаря, параметры отчета и т. д.

Image20200802225549_10.png

После настройки сохраните страницу, нажав зеленую кнопку сверху. Теперь вы должны увидеть модуль на своей домашней странице. В зависимости от того, как вы его настроили, он может выглядеть по-разному, как показано ниже.

Image20200802225549_11.png

Чтобы добавить модуль посещаемости на домашнюю страницу для всех или выбранных пользователей в целом, сначала необходимо создать шаблон Моя страница. Для этого перейдите в раздел Дополнительно: Администрирование: Настройка страниц: Моя страница: Обзор шаблонов: Новый шаблон. Более подробную информацию можно найти в этом руководстве. Затем перейдите в раздел Учетная запись пользователя: Изменить: Моя страница и примените созданный шаблон на домашней странице этого пользователя (только администратор имеет право изменять домашние страницы других пользователей).

Image20200802225549_12.png

 

Синхронизация посещаемости с другими системами

Примеры использования:

  • сбор данных с устройств контроля получения / отправления
  • отчет о посещаемости внешних систем

REST API для посещаемости:

http://docs.easyredmine.apiary.io/#reference/easy-attendance

Вот пример того, как посещаемость может быть синхронизирована с биометрической системой протоколирования:

https://www.easyredmine.com/clients/it-on-line/185-tracking-attendance-with-biometric-readers

 

Как установить лимиты посещаемости для отдельных пользователей

Вы можете установить дневные лимиты для категорий посещаемости, которые представляют время без работы (например, отпуск или больничный) для отдельных пользователей независимо. Это можно сделать в разделе Дополнительно: Пользователи: выбрать пользователя: перейти на вкладку «Рабочее время»: прокрутить вниз до лимита количества посещений, как показано ниже. Здесь вы найдете несколько полей для ввода дней для одного мероприятия в течение 1 года. Например, отпуск 20 означает, что у пользователя есть 20 дней отпуска в год, аналогично это относится к больничным дням. Накопленные дни для отпуска / по болезни рассчитываются автоматически после окончания года, поэтому пользователь не должен заполнять их вручную. Это значение представляет собой сумму неизрасходованных отпусков (оставшихся дней), которые переходят на следующий год.

Image20200802225549_13.png

 

Тупиковые ситуации

  • Если вы установили отпуск на один день и нажимаете кнопку «Я только что пришел на работу» в тот же день, посещаемость вашего офиса начинается независимо от отпуска, который также выполняется одновременно. Тем не менее, когда вы нажимаете на кнопку «Уйти с работы», вам покажет: «Дата уже занята другим действием». Это преднамеренное поведение, которое заставляет вас менять статус посещаемости либо на отдых, либо на работу, а не на то и другое одновременно.
  • Если у вас есть опция «Ввести время как», задана как значение «целый / полдня», вы не сможете регистрировать посещаемость в нерабочие дни. Наоборот, если для параметра «Ввести время как» установлено значение «ручной диапазон», вы сможете регистрировать посещаемость даже в нерабочие дни.
Календарь рабочего времени, Отслеживание времени
Add picture from clipboard