System AdministratorEasy DMS - Система управления документами

Author: System Administrator Displayed: 20067
Created: 19/04/2016 Updated: 09/08/2020
Version: 54
MoreLess

Как работать с Easy DMS - Системой управления документами

Информацию для ИТ-администраторов можно найти на GitHub.
Пакет для универсального Redmine доступен для скачивания здесь.

Что такое Easy DMS
Каковы основные особенности Easy DMS
Как настроить плагин
Как создать пользовательские поля
Как настроить маркировку документов
Как настроить роли и разрешения
Как активировать Easy DMS на проекте
Как настроить рабочие процессы утверждения
Как работать с модулем Easy DMS
Как просмотреть действия, связанные с Easy DMS
Как настроить WebDAV
Устранение неполадок WebDAV

 

Что такое Easy DMS

Easy DMS - это система управления документами, используемая для отслеживания, управления и хранения документов и сокращения объема бумаги. Он способен вести учет различных версий, созданных и измененных разными пользователями (отслеживание истории). Easy DMS доступен как отдельный плагин для Easy Redmine. Он предназначен для расширения текущего модуля документов Easy Redmine. Easy DMS поставляется с функциональностью WebDAV, поэтому вы можете управлять своими документами непосредственно из файлового менеджера (например, Windows Explorer) в дополнение к стандартному веб-доступу. Easy DMS предназначена для использования любыми пользователями, которым необходимо работать с документами.

 

Каковы основные особенности Easy DMS

  • Структура каталогов
  • Версия документа / история изменений
  • Уведомления по электронной почте для каталогов и / или документов
  • Блокировка документов
  • Мульти (перетаскивание в зависимости от браузера) загрузка / выгрузка
  • Мульти скачивание через zip
  • Прямая отправка документа или ссылки на документ по электронной почте
  • Настраиваемый рабочий процесс утверждения документов
  • Аудит доступа к документам
  • Интеграция с потоком новостей  Easy Redmine
  • Wiki macros для быстрой ссылки на контент
  • Полная функциональность чтения / записи webdav
  • Дополнительный контент документа полнотекстовый поиск
  • Документы и файлы символических ссылок
  • Маркировка документов
  • Корзина

 

Как настроить плагин

После того, как вы приобрели и установили плагин, вы можете настроить его в меню Дополнительно> Администрирование> Плагины. Конфигурация плагина доступна после нажатия кнопки Настроить.

Image20200809145421_1.png

Доступны следующие параметры (значение по умолчанию в квадратных скобках):

  • Максимальная загрузка файлов [0] Ограничивает максимальное количество файлов, загружаемых одновременно. 0 означает неограниченно.
  • Максимальное количество загружаемых файлов [0] Ограничивает максимальное количество файлов, загружаемых в формате zip или отправленных по электронной почте. 0 означает неограниченно.
  • Максимальный размер вложения электронной почты [0] Ограничивает максимальный размер файла, который можно отправить по электронной почте. 0 означает неограниченно. Номер в МБ.
  • Максимальный размер файла, загружаемый через AJAX [100] Максимальный размер файла, загружаемый через AJAX
  • хранения файлов [/ files / dmsf] Где физически будут сохранены загруженные файлы.
  • Физическое удаление файла [Нет] Физически удаляются ли файлы после их удаления в веб-интерфейсе.
  • Файл уведомления по умолчанию [Деактивировано] Позволяет устанавливать уведомления для каждого проекта.
  • Отображение уведомленных получателей [Деактивировано] При активации пользователь будет информирован обо всех получателях только что отправленных уведомлений по электронной почте.
  • Формат заголовка [‘’] - Формат заголовка, используемый при загрузке документа.
  • Действовать как присоединяемый [Нет] - эта функция позволяет прикреплять документы к задачам. Новая форма задачи редактирования / редактирования содержит область перетаскивания для загрузки документов.

Image20200809145421_2.png

Следующий пункт «Спецификации проекта» будет отображаться в настройках проекта на вкладке DMS, только если в конфигурации плагина установлен флажок выше.

Image20200809145421_3.png

  • Столбцы - вы можете выбрать, какие столбцы будут видны в главном окне документа. (Все настраиваемые поля доступны в виде столбцов)
  • От - адрес электронной почты, с которого отправляются электронные письма с документами.
  • Ответить на - адрес электронной почты для поля ответа, когда документы отправляются по электронной почте.
  • Только ссылки - отправляйте ссылки только вместо документов.
  • Хранить документы заблокированными - документы будут заблокированы после утверждения.
  • WebDAV [Активирован] WebDAV после включения можно найти по адресу http: //.../dmsf/webdav/ [идентификатор проекта]
  • Стратегия Webdav [только для чтения] Позволяет администратору решать, является ли WebDAV платформой только для чтения или для чтения и записи для конечных пользователей.
  • Каталог, содержащий базы данных Xapian [files / dmsf_index] Местоположение базы данных полнотекстового поиска Xapian.
  • Язык стемминга [английский] Язык, используемый для стемминга.
  • Стратегия ствола [Stem none] Управляет тем, как синтаксический анализатор запросов будет применять алгоритм ствола. Значением по умолчанию является STEM_NONE. Возможные значения:
  • STEM_NONE: не выполняйте никаких действий
  • STEM_SOME: поиск основанных на терминах форм терминов, за исключением тех, которые начинаются с заглавной буквы, или сопровождаются определенными символами, или используются с операторами, которым требуется позиционная информация. Стволовые термины имеют префикс «Z».
  • STEM_ALL: поиск основанных на словах форм всех слов (примечание: префикс «Z» не добавляется).
  • Обратите внимание, что алгоритм стволовых символов применяется только к словам в вероятностных полях - термины булевых фильтров никогда не основываются.

 

Как создать пользовательские поля

Пользовательские поля могут быть применены к документам и папкам. В администрировании Easy Redmine есть пункт Пользовательское поле. Если на панели инструментов команды выбрано Новое настраиваемое поле, доступен новый тип Easy DMS. Затем появляется общая форма нового настраиваемого поля, в которой можно указать новые параметры настраиваемого поля.

Image20200809145421_4.png

 

Как настроить маркировку документов

Чтобы использовать функцию тегирования документов, добавим новое настраиваемое поле DMS с именем Tag в виде списка с возможными значениями, указанными в соответствии с вашими требованиями.

Image20200809145421_5.png

Когда пользовательское поле сохранено, оно находится в режиме редактирования при загрузке нового документа или новой редакции. Просто выберите соответствующее значение тега и сохраните.

Image20200809145422_6.png

 

Как настроить роли и разрешения

Роли и разрешения можно настроить в меню Дополнительно> Администрирование> Роли и разрешения. Доступны следующие разрешения, связанные с Easy DMS:

  • Просмотр доступа к редакции файла DMS
  • Просмотр версий файла DMS
  • Просмотр документов
  • В настройках проекта включена вкладка DMS пользовательских настроек
  • Просмотр документов Документы можно загружать, отправлять по электронной почте, копировать и перемещать. Утверждение рабочего процесса доступно.
  • Работа с папками Папки могут быть созданы, удалены, отредактированы, заблокированы, разблокированы. Уведомление по электронной почте может быть включено / выключено.
  • Работа с файлами Документы могут быть загружены, заблокированы, разблокированы. Уведомление по электронной почте может быть включено / выключено. Рабочие процессы утверждения могут быть применены. Символические ссылки могут быть созданы / удалены.
  • Удалить документы Позволяет войти в корзину и удалить / восстановить документы.
  • Принудительная разблокировка файла Участнику разрешено разблокировать документ, заблокированный другим лицом.
  • Утверждение файла Включение / отключение утверждения рабочего процесса утверждения документов.
  • Управление рабочими процессами Вкладка рабочего процесса утверждения включена в настройках проекта. Члены могут определять рабочие процессы утверждения проекта.

 

Как активировать Easy DMS в проекте

Чтобы сделать Easy DMS доступным для проекта, необходимо проверить соответствующий модуль на вкладке Модули. Для этого перейдите в настройки конкретного проекта> Модули> установите флажок «Easy DMS» и нажмите «Сохранить». Сразу после этого в верхнем меню конкретного проекта появятся вкладки рабочих процессов Easy DMS и Approval, как показано ниже. Каждый участник проекта с соответствующими разрешениями может устанавливать уведомления по электронной почте, относящиеся к документам DMS и папкам проекта.

Image20200809145422_7.png

 

Как настроить утверждения рабочих процессов

Эти параметры позволяют менеджерам проектов определять утверждения рабочих процессов. Функция  утверждения рабочего процесса как часть Easy DMS позволяет пользователям создавать цепочку утверждений для одобрения документов. Утверждения рабочих процессов определяется логическим именем и назначенными пользователями - утверждающими в определенном порядке с заданной зависимостью. Каждое утверждения рабочих процессов состоит из одного или нескольких шагов утверждения. Каждый шаг утверждения включает в себя одного или нескольких утверждающих и их зависимость. Это означает, что мы можем назначить нового пользователя с зависимостью И или ИЛИ. Таким образом, чтобы перейти к следующему этапу утверждения, требуется утверждение одним или всеми утверждающими. Следовательно, мы можем определить последовательный или параллельный рабочий процесс таким образом.

Утверждения рабочих процессов может быть настроено как на глобальном уровне, так и на уровне проекта. Параметры глобального уровня доступны в меню Дополнительно> Администрирование> Утверждения рабочих процессов. Здесь могут быть определены глобальные утверждения рабочих процессов, доступных во всех проектах, как показано ниже. Настройки уровня проекта доступны на соответствующей вкладке конкретного проекта с активированным модулем Easy DMS, как описано выше.

Image20200809145422_8.png

Чтобы создать новое утверждение рабочего процесса, нажмите соответствующую кнопку в верхнем правом углу. Затем вы должны ввести имя нового рабочего процесса для утверждения. Если вы уже создали несколько рабочих процессов для утверждения, вы можете скопировать один в новый, выбрав его в раскрывающемся меню «Копировать рабочий процесс из».

Image20200809145914_1.png

Когда все заполнено, нажмите кнопку Создать. Только что созданный рабочий процесс появляется в списке рабочих процессов. Чтобы изменить имя рабочего процесса или определить шаги рабочего процесса, нажмите на имя рабочего процесса. Затем появляется форма обновления рабочего процесса. В верхней части формы вы можете обновить имя рабочего процесса. Отредактируйте там имя и нажмите кнопку Сохранить.

Image20200809145914_2.png

Используя кнопку Новый шаг, вы можете выбрать одно или несколько утверждений и, нажав кнопку «И» или «ИЛИ», вы добавите новый этап утверждения в конец или выбрав существующий шаг из списка к существующему шагу.

Примеры

Добавление нового шага с одним утверждающим

  1. Выберите пользователя из списка.
  2. Значение шага остается на значении по умолчанию Новый шаг.
  3. Добавьте новый шаг утверждения, нажав кнопку ДОБАВИТЬ.

Добавление нового шага с более чем одним утверждающим

  1. Выберите двух или более пользователей из списка.
  2. Значение шага остается на значении по умолчанию Новый шаг.
  3. Добавьте новый шаг, нажав кнопку И или ИЛИ в зависимости от отношения утверждающих на этом шаге.

Добавление следующего утверждающего в существующий шаг

  1. Выберите пользователя из списка.
  2. Измените значение шага на номер последнего шага.
  3. Добавьте новый шаг, нажимая кнопки И/ИЛИ в зависимости от отношения нового утверждающего на этом шаге.

Позже можно удалить или изменить порядок выхода из шагов утверждения, щелкнув соответствующие значки рядом с утверждениями шагов.

Image20200809145914_3.png

Утверждение ограничения рабочего процесса

Удаление уже используемого утверждения рабочего процесса  приводит к тому, что затронутые документы остаются в своем последнем состоянии утверждения: Назначено, Ожидание утверждения, Утверждено или Отклонено, но невозможно продолжить работу в незаконченном рабочем процессе. Журнал одобрения также недоступен. Документы с незавершенным рабочим процессом остаются заблокированными. Чтобы переназначить рабочий процесс или другим способом обновить документ, необходимо сначала разблокировать документ, а затем создать новую редакцию документа путем загрузки новой версии документа или создания новой редакции в детали документа.

В случае удаления одного из этапов определенного рабочего процесса затронутые документы остаются в своем последнем состоянии утверждения: Назначено, Ожидание утверждения, Утверждено или Отклонено. Если есть незавершенные этапы утверждения, можно продолжить в цепочке утверждения. Пропущенный шаг пропускается. Если документ находится в состоянии Ожидание утверждения, и только что удаленный шаг был последним этапом утверждения, документ остается в состоянии Ожидание утверждения и невозможно продолжить утверждение.

В случае добавления или изменения порядка одного или нескольких шагов утверждения в конкретном рабочем процессе затронутые документы остаются в своем последнем состоянии утверждения: Назначено, Ожидание утверждения, Утверждено или Отклонено. Добавленные шаги не включены в уже назначенные рабочие процессы и, следовательно, не влияют на назначенные рабочие процессы утверждения. Обновленный рабочий процесс отражается в документах с рабочим процессом, назначенным после обновления.

 

Как работать с модулем Easy DMS

Документы

Модуль Документы позволяет хранить всю документацию, относящуюся к проекту, в одном месте, отсортированную по папкам. Вы можете включить модуль Документы, перейдя на вкладку Настройки проекта → Модули. Установите флажок перед элементом DMS, который является функцией системы управления документами.

На экране вы найдете две основные области: дерево папок и файлов в верхней части экрана и область для загрузки файлов в нижней части экрана.

Управление документами

Документы хранятся в папках, которые должны иметь такую ​​структуру, которая позволяет легко ориентироваться в теме.

Image20200809145914_4.png

Новая папка

Вы можете создать новую папку, нажав кнопку «Создать папку» в правом верхнем углу. Вы попадете на следующий экран:

Image20200809145914_5.png

Введите название новой папки и выберите, к какой уже существующей папке она должна принадлежать (новая папка станет подпапкой выбранной папки). Вы можете добавить описание папки. Вы можете использовать различные типы форматирования текста, такие как заголовки, списки, ссылки на веб-страницы, документы и т. д. Когда вы будете удовлетворены настройками, нажмите кнопку Создать.

Новая папка также может быть создана путем копирования существующей папки. Перейдите в папку, копию которой вы хотите создать, и щелкните значок Изменить. Или нажмите кнопку редактирования прямо на главном экране:

Image20200809145914_6.png

На странице редактирования папки щелкните значок Копировать:

Image20200809145914_7.png

Выберите целевой проект и целевую папку. Нажмите кнопку Копировать.

Список папок

Каждая строка списка папок содержит:

  • имя папки
  • количество файлов в папке
  • размер папки, дата создания, версия, автор
  • инструменты редактирования папок Image20200809145914_8.png
  • возможность стереть папку Image20200809145914_9.png
  • флажок уведомления  Image20200809145914_10.png

Инструмент редактирования использует ту же форму, что и для создания новой папки. Вы можете изменить название и описание папки здесь и сделать ее подпапкой другой папки. Вы можете сортировать папки в алфавитном или обратном алфавитном порядке. Это достигается нажатием на знак стрелки справа от имени столбца (несортированный, алфавитный порядок, обратный алфавитный порядок).

Фильтрация

Если вы не уверены в названии папки, попробуйте применить ключевое слово. Перейдите в поле Фильтр, расположенное в правом верхнем углу, и начните вводить ключевое слово.

Image20200809145914_11.png

Будут отображаться только те папки с заголовками, которые содержат данную последовательность букв. По мере продолжения ввода остается меньше папок.

Маркировка

Есть предопределенный список тегов. Если вы выберете тег из списка, будут отображаться документы и папки, отмеченные только этим тегом. Чтобы очистить фильтр тегов и снова отобразить все документы и папки, просто выберите пустой элемент в списке.

Image20200809145914_12.png

Загрузка

Допустим, вы хотите загрузить все содержимое папки «Обучение». Установите флажок перед заголовком папки, а затем нажмите кнопку «Загрузить» (в левом верхнем углу): все содержимое папки будет упаковано в один файл и сохранено на жестком диске.

Электронная почта

Вы можете отправить содержимое папки по электронной почте своему партнеру. Установите флажок перед заголовком папки, а затем нажмите кнопку Электронная почта. Все содержимое папки будет заархивировано в один файл. Вам будет предложено ввести адрес электронной почты получателя, тему и вы можете добавить текст, объясняющий, что вы отправляете. Заархивированные файлы включаются автоматически. Тем не менее, будьте осторожны с отправкой всего содержимого папки, так как ее размер может превысить пределы электронной почты, и ваша электронная почта может быть не доставлена!

Image20200809145914_13.png

Перед отправкой вы можете проверить вложение, нажав на ссылку URL Documents.zip. Если флажок Только ссылки установлен, ссылки на URL-адреса прикрепленных документов будут добавлены в тело письма.

Удаление папки

Вы можете удалить папку двумя способами:

  • щелкнув на красный крестик, расположенный в конце строки, содержащей заголовок папки
  • установив флажок перед заголовком папки, затем нажав кнопку Удалить

Добавление документов

Как только вы настроите структуру папок, вы можете начать заполнять ее файлами. Конечно, вы можете добавить новую папку в любое время.

Новые файлы могут быть добавлены двумя способами:

  • используя метод перетаскивания- вы перетаскиваете файлы, которые хотите добавить, в область под названием Загрузить; только для файлов размером <100 МБ; функция не работает для Internet Explorer, она открывает документ, а не добавляет его в список
  • нажав кнопку Добавить файлы, расположенную слева под областью обновления, а затем найдя файл

Вы увидите список всех готовых к добавлению файлов. Каждая строка содержит:

  • название файла
  • статус
  • размер файла
  • возможность удалить файл из списка Image20200809145914_14.png

Вы можете добавить до 20 файлов за одну загрузку. Для файлов размером более 2 ГБ вам необходим браузер на 64 байт. Если у вас нет браузера 64b, используйте инструмент архивации, такой как ZIP или RAR, сожмите, а затем разделите свой исходный файл на более мелкие архивы перед загрузкой. Когда все файлы готовы для загрузки в папку, нажмите кнопку Начать загрузку. Вы увидите изменение статуса загрузки. При необходимости вы можете остановить загрузку, нажав кнопку Остановить загрузку.

Вы можете отрегулировать размер области, перетаскивая нижнюю линию вверх и вниз.

Image20200809145914_15.png

Когда файлы загружены, появляется похожий экран:

Image20200809145914_16.png

Здесь вы можете изменить заголовок файла, добавить описание и комментарий и назначить соответствующую версию. Вы также можете выбрать соответствующий тег из предварительно определенного списка. Когда все выполнено, нажмите кнопку Применить.

Если документ с таким же именем файла уже существует в текущей папке, вам автоматически предлагается новая редакция документа.

Ссылки на документы

Можно создать ссылку на другой документ или папку из той же или другой папки того же или другого проекта. Ссылки ведут себя так, как будто работают непосредственно с целевым документом или папкой. Например, это означает, что если вы загрузите или отправите ссылку по электронной почте, указанный файл будет отправлен пользователю.

Если целевой документ будет удален или перемещен, пользователь будет предупрежден о существующих ссылках, и эти ссылки будут автоматически удалены.

Создание ссылки в текущем местоположении на другой файл или папку

На панели инструментов команды в форме сведений о документе или папке есть команда «Ссылка из». После нажатия на этот значок появляется новая форма Ссылка на новый документ. Ожидается, что пользователь выберет исходный проект, папку и, при необходимости, документ в качестве цели только что созданной ссылки.

Внутренние разрешения

Разрешение создавать ссылки на объекты DMS.

Image20200809150132_1.png

Внешние разрешения

Разрешение создавать ссылки на внешние объекты, используя их URL.

Image20200809150132_2.png

Создание ссылки из текущего файла или папки в другую папку

На панели инструментов основного вида появится новая команда «Ссылка на». После нажатия на этот значок появляется новая форма Ссылка на новый документ. Ожидается, что пользователь выберет целевой проект и папку, в которой будет размещаться только что созданная ссылка.

Image20200809150132_3.png

Список документов

Ваши файлы добавлены в папку:

Вы видите заголовки и имена файлов, их размер, дату последнего изменения, версию, состояние рабочего процесса и кто их добавил (автор). Кроме того, вы можете заблокировать или удалить файлы.

Image20200809150132_4.png

Символы и их значение:

Image20200809150132_5.png Сведения о файле

Image20200809150132_6.png блокировка для предотвращения изменений для других участников

Image20200809150132_7.png разблокировать для разрешения изменений для других участников

Image20200809150132_8.png удалить файл

Image20200809150132_9.png заблокированный файл

Image20200809150132_10.png уведомления не активны: активировать (только менеджер проекта или администратор)

Image20200809150132_11.png уведомления активны: деактивировать (только менеджер проекта или администратор)

Image20200809150132_12.png утверждение рабочего процесса не назначено: назначить

Image20200809150132_13.png утверждение рабочего процесса назначено: начало

Image20200809150132_14.png в ожидании одобрения: утвердить

Image20200809150132_15.png документ утвержден

Image20200809150132_16.png документ отклонен

 

Детали документа

Если щелкнуть символ Image20200809150132_17.png , вы попадете на страницу с подробной информацией о файле.

Image20200809150132_18.png

Вы видите историю файла, его версии и рабочий процесс. Вы можете загрузить более старые версии, щелкнув соответствующий значок Image201605191439_53.png. Вы можете показать / скрыть записи загрузки и электронной почты, нажав на значок. Вы можете удалить конкретную ревизию, нажав на иконку. Файл можно скопировать или переместить в другую папку или даже проект, нажав на значок. Затем вы должны выбрать целевую папку и проект. Файл копируется или перемещается нажатием соответствующей кнопки «Копировать» или «Переместить».

Как менеджер проекта вы также видите статистику о том, кто, когда и сколько раз скачал отдельные версии.

Вы можете добавить новую редакцию, нажав знак плюс + рядом с заголовком «Новая редакция» в верхней части страницы. Появится следующий экран:

Image20200809150132_19.png

Вы можете изменить заголовок, описание и добавить новый комментарий. Если вы добавите новый файл (Новый контент), ему будет автоматически назначена новая версия. Это может быть либо дополнительная версия (если предыдущая версия была x.1, новая версия будет x.2; обычно для незначительных изменений в документе), либо основная версия (если предыдущая версия была 1.x, новая версия будет 2.0, как правило, для широких изменений в документе).

Когда вы закончили все настройки документа, нажмите кнопку «Создать», и новая редакция будет добавлена.

Уведомления

Менеджер проекта или администратор может включить / отключить уведомления для каждого документа или папки с документами. Если флаг уведомления включен, электронное письмо с уведомлением отправляется всем получателям электронной почты после изменения состояния документа (создание, изменение, утверждение). Получатели электронной почты берутся из списка участников проекта. Настройки уведомлений по электронной почте отдельных пользователей принимаются во внимание.

Если в папке установлен флажок уведомления, электронные письма с уведомлением отправляются, если какое-либо состояние документа изменилось в иерархии папок.

Обратите внимание, что все уведомления по электронной почте, относящиеся к Easy DMS, отправляются как для запланированных проектов, так и для проектов в процессе реализации. Напротив, уведомления по электронной почте, относящиеся к другим объектам в Easy Redmine, не отправляются для запланированных проектов.

Есть несколько способов включить / отключить уведомления по электронной почте от DMS:

  1. Настройки плагина - в настройках плагина вы можете указать, включены ли уведомления для вновь создаваемых каталогов. Это параметр «Файл уведомлений по умолчанию», который можно установить как «Активированный X Деактивирован».
  2. Настройки проекта - в настройках проекта есть вкладка «Документы», внутри которой находится опция «Уведомления»: по умолчанию (без изменений) X активирован (я хочу получать уведомления, даже если они выключены) X деактивирован (я не хочу получать уведомления даже когда они включены). Это настройка для текущего участника проекта.
  3. Настройки адресной книги - для каждого каталога есть значок для активации или деактивации уведомлений.
  4. Настройки документа - для каждого документа есть значок для активации или деактивации уведомлений.
  5. Настройки пользователя - в профиле пользователя каждый может указать, какие уведомления он хочет получать.

Утверждения рабочего процесса

Состояние утверждения рабочего процесса указывается статусом рабочего процесса в столбце Рабочий процесс и соответствующим значком с правой стороны. Начальное состояние None, как показано в последнем документе на рисунке ниже.

Image20200809150132_20.png

Если вы наведете курсор мыши на значок или текст, появится всплывающая подсказка. В случае значка команды это действие, представленное состоянием значка.

Image20200809150132_21.png

В случае состояния рабочего процесса перечислены следующие утверждающие.

Image20200809150132_22.png

Утверждения рабочего процесса

Сам процесс четко описан на диаграмме ниже.

Image20200809150132_23.png

А теперь пошагово:

1. Назначьте существующий рабочий процесс утверждения выбранному документу, щелкнув значок: Image20200809150132_24.png

Затем появляется форма назначения рабочего процесса:

Image20200809150132_25.png

Все рабочие процессы проекта и глобального утверждения могут быть выбраны. Выберите рабочий процесс и нажмите кнопку «Отправить». Выбранный рабочий процесс присваивается документу. Значок изменился на: Image20200809150132_26.png

2. На следующем шаге назначенный рабочий процесс должен быть запущен нажатием иконки: Image20200809150132_27.png

3. Когда рабочий процесс запущен, все утверждающиеся на определенных этапах должны утверждать. Значок изменится на, а документ заблокирован, чтобы предотвратить все изменения: Image20200809150132_28.png

Если вы являетесь одним из утверждающих текущего шага утверждения, этот значок можно щелкнуть, и вы можете подтвердить его, щелкнув по нему. Затем появляется форма подтверждения:

Image20200809150132_29.png

У вас есть три варианта: одобрить, отклонить или делегировать текущий шаг утверждения. В случае отклонения или делегирования вы обязаны прокомментировать это в текстовом поле «Ваша заметка ...». Только участники проекта предлагаются к делегированию. Ваше решение будет подтверждено нажатием кнопки «Отправить».

4. Если вы только что утвердили документ, и вы последний человек в цепочке утверждения. Документ утвержден как следствие вашего одобрения. Значок меняется на, а статус изменяется на «Утверждено»: Image20200809150132_30.png

5. Если вы только что отклонили документ. Цепочка утверждения немедленно завершается, и документ находится в состоянии Отклонено. Значок изменяется на: Image20200809150132_31.png

6. Если вы утвердите его, и вы не будете последним утверждающим или вы передадите свое утверждение кому-либо еще, утверждение рабочего процесса будет продолжено.

Журнал

Все утверждения рабочего процесса сохраняются и доступны в окне журнала. Вы можете открыть окно, щелкнув текст состояния рабочего процесса:

Image20200809150132_32.png

Уведомления по электронной почте

Уведомления по электронной почте отправляются в соответствии с таблицей следующим образом:

Мероприятие                                                      Получатель (и)

Утверждения рабочего процесса запущено    Все утверждающие первого шага

Шаг процесса утверждения завершен             Все утверждающие следующего шага и владелец рабочего 

                                                                             процесса

Документ утвержден                                         Все участники проекта

Документ был отклонен                             Все участники рабочего процесса и владелец рабочего процесса

Шаг утверждения был делегирован         Делегат

Срок выполнения был достигнут          Все утверждающие лица на данном этапе, которые еще не    

                                                                  одобрили. Эти уведомления отправляются каждый рабочий день.

Корзина

Если документы или папки удаляются пользователем, они перемещаются в корзину только на самом деле и могут быть восстановлены снова или окончательно удалены из корзины с разрешением Удалить документы. Корзина для мусора доступна из основного меню DMS. Пользовательский интерфейс корзины очень похож на представление документов, за исключением значков команд. Новые значки команд для восстановления и удаления папки или документа находятся рядом с удаленными папками документов. Как только документ или папка будут удалены из корзины, пути назад уже нет!

Image20200809150132_33.png

Персональные настройки

Каждому участнику проекта разрешается настраивать поведение модуля DMS следующим образом:

Image20200809150132_34.png

Есть два варианта:

Уведомления - Активировано (по умолчанию), Деактивировано - Если деактивировано, вы не будете получать никаких уведомлений по электронной почте, связанных с документами и наоборот.

Формат заголовка -  Имена файлов загружаемых документов можно форматировать с помощью следующих тегов:

% t - заголовок документа

% d - дата загрузки документа

% v - версия документации

% i - идентификационный номер документа

% r - номер редакции документа

Быстрые ссылки - Если выбран этот параметр, при создании ссылки на документ вы должны вводить идентификатор документа вместо выбора документа из списка выбора.

Дейсвие в качестве прикрепляемого файла

            Файлы и документы - вы можете прикрепить файлы и документы к вопросам.

            Файлы - вы можете прикреплять файлы только к проблемам.

Эта функция предоставляет возможность прикреплять документы к задачам. Новая форма задачи редактирования / редактирования содержит область перетаскивания для загрузки документов. Также можно связать существующие документы, используя кнопку Ссылка из. Вложенные документы хранятся в системных папках, видимых из пользовательского интерфейса в зависимости от разрешений.

 

Как просмотреть действия, связанные с Easy DMS

Все изменения, связанные с редакцией файла, записываются как действия.

Image20200809150132_35.png

 

Как настроить WebDAV

Модуль документа проекта может быть смонтирован как веб-папка. В смонтированной папке доступна полная структура документа и папки. Когда пользователь выполняет операцию, такую как загрузка / выгрузка документа или создание новой папки, он автоматически записывается в DMS и имеет тот же эффект, что и операция, выполняемая в веб-интерфейсе DMS.

Image20200809150132_36.png

Чтобы смонтировать документы проекта в системе MS Windows, откройте «Документы», щелкните правой кнопкой мыши на элемент «Компьютер» в дереве и выберите «Подключить сетевой диск». Заполните URL модуля проектных документов в следующем формате:

https: // [ваш домен] / dmsf / webdav / [идентификатор проекта]

На следующем шаге вас попросят войти в систему, и в случае успешного входа появится новая папка с документами проекта.

Image20200809150132_37.png

 

Устранение неполадок WebDAV

Несмотря на то, что протокол WebDAV является стандартом, используемым для доступа к сетевым расположениям, клиент может столкнуться с рядом проблем, особенно в MS Windows. Вот несколько советов, как справляться с ошибками, возникающими при подключении сетевого диска через WebDAV.

 

Microsoft Windows

Это зависит от того, какой уровень обновления у вас на окнах. Пожалуйста, обратите внимание на эту статью для получения дополнительной информации.

Windows 10, 8.1, 8 и 7

Windows 10, 8.1 и 8 используют службы WebClient для подключения к серверам WebDAV,  служба WebClient отключена по умолчанию, поэтому нам необходимо включить ее, а также изменить службу для автоматического запуска при запуске Microsoft Windows:

Image20200809150132_38.png

Затем запустите его и измените тип запуска на Автоматически:

Image20200809150132_39.png

Использование CMD

Проверьте, запущена ли служба WebClient, и установите «Автоматический запуск». Из командной строки вы можете запустить WebClient Services, набрав

net start webclient

Вам нужно запустить cmd.exe с повышенными привилегиями, если у вас включен UAC. BasicAuthLevel

Add picture from clipboard