System AdministratorОсобенности ОПЗД

Author: System Administrator Displayed: 5977
Created: 06/11/2015 Updated: 02/08/2020
Version: 16
Tags: GDPR
MoreLess

Как работать с функциями ОПЗД

Видеоурок, #2
Контакт и анонимизация пользователя
Политика паролей
Двухфакторная аутентификация
Специальная видимость для пользовательских полей и контактов
Запрос и загрузка логов
Истечение сессии
Видимость контактов

Easy Software серьезно относится к защите персональных данных. Европейское регулирование, известное как общие положения о защите данных (ОПЗД), ставит ряд проблем перед всеми организациями и стало одной из наиболее востребованных тем бизнеса. Наша миссия состоит в том, чтобы предоставить клиентам Easy Redmine и в основном всему сообществу Project надежное программное обеспечение, которое позволяет эффективно выполнять все обязанности обработчиков данных. Easy Redmine на 100% готов к ОПЗД с версии 1.2 (май 2018 года).

 

Контакт и анонимизация пользователя

Функция анонимизации контактов и пользователей позволяет быстро скрывать / удалять конфиденциальные данные, хранящиеся в выбранных настраиваемых полях, в контактах любого типа (личные, компания, учетная запись) и пользователей. Ни контакт / пользователь, ни какое-либо пользовательское поле не удаляются после активации этой функции, просто их содержимое данных становится пустым без возможности восстановления исходных данных позже. Когда настраиваемое поле установлено как «Обязательное», т. Е. Его содержимое не может быть пустым, например, имя, фамилия или адрес электронной почты, исходные данные автоматически заменяются текстовой строкой «Анонимный» (для контакта компании / учетной записи) или « Анонимный контакт »(для личного контакта) или« Анонимный пользователь »(для профиля пользователя). Цель этой функции - удовлетворить возможные требования клиентов, чтобы скрыть / стереть свои конфиденциальные личные данные в соответствии с требованиями ОПЗД. Законодательство говорит, что вам не нужно удалять данные, так как они нужны вам для понимания ваших клиентов в целом. Но такие данные не могут быть связаны с конкретным человеком.

Как использовать функцию

Прежде всего, вам нужно выбрать, какие настраиваемые поля в Контактах и ​​Пользователях считаются конфиденциальными и будут проходить процесс анонимизации, если ваш клиент попросит об этом. Это легко сделать в Подробнее »Администрирование» Пользовательские поля »открыть подкатегорию« Контакты »или« Пользователи »», отредактировать конфиденциальное пользовательское поле. Флажок под названием «Анонимный» можно найти в нижних настройках. Когда вы отметите флажок и сохраните настройки, все содержимое данных этого конкретного настраиваемого поля будет немедленно удалено для тех контактов / пользователей, которые вы позже выберете для анонимизации. Поэтому используйте эту функцию с осторожностью, чтобы избежать ненужной потери данных.

Image20200526155027_1.png

Вот как это выглядит, когда поле «Имя контакта» считается конфиденциальным, а выбранные контакты анонимными. С другой стороны, поле «адрес» не было установлено для анонимизации, поэтому оно видно.

Image20200526155027_2.png

Анонимный контакт может быть распознан не только из списка контактов, но и везде, например, в разделе Продажи.

Image20200526155027_3.png

Вот так выглядит анонимный контакт. Некоторые поля пусты, потому что были анонимными.

Image20200526155027_4.png

Для того, чтобы анонимизировать один контакт или даже больше контактов, просто выберите их из списка и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню. Здесь вы просто выбираете опцию «Анонимизировать» и подтверждаете диалог подтверждения, нажимая «OK».

Image20200526155028_5.png

Помимо контактов, пользователи также могут быть анонимными, повторив ту же процедуру с правой кнопкой мыши.

Image20200526155028_6.png

Кроме того, вы можете анонимизировать пользователя, нажав определенную кнопку на боковой панели профиля пользователя.

Image20200526155028_7.png

Это деталь анонимного профиля пользователя. Обратите внимание, что для профилей пользователей с анонимным адресом электронной почты новый случайно сгенерированный адрес электронной почты в форме "... @ anonymized.com" заменяет исходный.

Image20200526155028_8.png

 

Политика паролей

Смотрите настройки аутентификации.

 

Двухфакторная аутентификация

Смотрите настройки аутентификации.

 

Специальная видимость для пользовательских полей и контактов

Эти параметры позволяют настроить видимость пользовательских полей и полей контактов по умолчанию для выбранных пользователей, типов пользователей и групп. Для настраиваемых полей эти настройки можно найти в Подробнее »Администрирование» Настраиваемые поля », отредактируйте любое существующее настраиваемое поле или создайте новое. В нижней части экрана установите флажок «Специальная видимость», чтобы отобразить следующие параметры настройки:

Типы пользователей - выберите, какие типы пользователей могут видеть это настраиваемое поле, или оставьте пустым, чтобы сделать его видимым для всех типов пользователей.

Группы - выберите, какие группы могут видеть это настраиваемое поле, или оставьте пустым, чтобы сделать его видимым для всех групп.

Пользователи - выберите, какие пользователи могут видеть это настраиваемое поле, или оставьте пустым, чтобы сделать его видимым для всех пользователей.

Image20200526155152_1.png

Для Контактов выберите функцию Дополнительно »Контакты» Настройки »Настройки полей, где вы можете редактировать настройки полей контактов по умолчанию, таких как Автор, Последнее обновление, Имя, Фамилия и т. д.

Image20200526155153_2.png

Это пример настроек поля Фамилия. Здесь вы снова выбираете пользователей, типы пользователей и группы, которым разрешено видеть это поле, или оставляете пустым, чтобы сделать его видимым для всех. Аналогично, могут быть экспортированы только данные, видимые пользователю.

Image20200526155153_3.png

 

Журналы запросов и загрузки

Зайдите в меню Подробнее »Администрирование» Простые журналы, выберите дату, на которую вам нужен журнал, и нажмите кнопку «Запрос», чтобы отправить запрос на журнал. Через пару секунд попробуйте перезагрузить страницу, чтобы увидеть, готов ли журнал. Если это так, вы можете скачать его, используя соответствующую кнопку в списке.

Image20200526155153_4.png

 

Истечение сеанса

Эти настройки позволяют автоматически выходить из системы из текущего сеанса пользователя по истечении заданного периода времени. Перейдите к меню Дополнительно »Администрирование» Настройки »Аутентификация» Срок действия сеанса, где вы можете найти два варианта:

Максимальной жизненный цикл сеанса - максимальное время, в течение которого пользователь может войти в сеанс независимо от его активности.

Жизненный цикл бездействия сеанса - максимальное время, в течение которого пользователь может быть неактивным, прежде чем он автоматически выйдет из сеанса.

Image20200526155153_5.png

 

Видимость контактов

Видимость контактов можно настроить для типов пользователей, а также для ролей пользователей. Чтобы настроить его для типов пользователей, перейдите в меню Дополнительные функции» Администрирование »Типы пользователей» выберите тип пользователя »Видимые типы контактов. Возможные варианты: Все, Учетная запись, Личные контакты, Партнер, Поставщик.

Image20200526155153_6.png

Чтобы настроить его для типов пользователей, перейдите в раздел Дополнительно» »Администрирование» Роли и разрешения »выберите роль» Видимость контактов. Возможные варианты: Все контакты, Контакты, созданные или назначенные пользователю, Контакты, созданные пользователем, Контакты, назначенные пользователю.

Image20200526155153_7.png

Более того, работа с контактами может быть ограничена во многих аспектах, просто используя разрешения для каждой роли.

Image20200526155153_8.png

Add picture from clipboard